PENGANTAR

        Pertanyaan yang dijadikan judul makalah untuk acara “Meet & Talk” PMSM Indonesia Daerah Jawa Timur adalah sebuah topik yang selalu menjadi topik bahasan hangat untuk diskusi pada berbagai forum pertemuan. Bukan hanya sekarang ini tetapi malah sejak pertama kali saya “kejeblos” dalam bidang Manajemen Sumberdaya Manusia pada tahun 1975 atau 42 tahun lalu. Malahan pada bulan Oktober tahun 2016 lalu, saat 3 (tiga) orang tenaga profesional muda bidang MSDM dipimpin oleh oleh Sdr. Denny J.D. membujuk saya untuk membantu mereka membangun sebuah Group baru untuk para professional muda bidang MSDM yang mereka berinama Rumah MSDM, toipik itu kemudian dipilih sebagai judul pertama untuk acara berbagi pengetahuan dan pengalaman yang mereka namai “Kul-gram”. Kebetulan saya pula yang mereka minta untuk menjadi pemateri untuk topik khusus itu. Dari sisi positifnya, seringnya topik ini dijadikan bahan diskusi harus ditafsirkan secara posistif yaitu semakin seriusnya keinginan mereka yang berprofesi dalam bidang ini untuk memberikan kontribusi yang lebih tepat kepada organisasi dimana mereka dipekerjakan.

        Jadi apa sebenarnya peran dan tanggung jawab seorang “pimpinan puncak” dalam bidang atau fungsi manajemen SDM dalam sebuah organisasi khususnya organisasi bisnis? Bisa saja ia disebut Direktur, Vice Presiden, General Manager, atau Kepala Divisi, Kepala Biro, pertanyaannya sama yaitu; apa yang akan dituntut dari mereka? Apa kontribusi yang harus  mereka berikan kepada organisasi yang membayar remunerasi mereka ? Dengan kata lain, untuk apa jabatan mereka itu diadakan? Mengapa masih diperlukan seorang pejabat khusus yang menangani pengelolaan sumber daya manusia, padahal dalam banyak buku sering ditulis bahwa “semua manajer adalah manajer sumber daya manusia”? Bagaimana mengatur pembagian tanggung jawab antara pimpinan fungsi fungsi operasional dan pimpinan fungsi manajemen sumber daya manusia?

       Dalam makalah ini saya akan berkontribusi dan berbagi pengetahuan dan pengalaman yang saya peroleh selama berkiprah dalam bidang ini. Saya berkiprah secara aktif dan purna waktu dari bulan Nopember tahun 1975 sampai 31 Desember 1997. Kemudian sejak April 1999 sampai saat ini hanya sebagai Konsultan dan Advisor walauun sempat tidak bias  terlalu aktif dari tahun 2011 sampai April tahun 2016 ini karena penugasan saya sebagai Komisaris Independen lalu Komisaris Utama di sebuah BUMN Tbk. Saya memulai karir dalam bidang ini pada sebuah perusahaan multinasional A. S. yang berlokasi di kota Bogor pada akhir 1975. Saat itu saya ditawari jabatan sebagai Personnel & Industrial Relations Manager dan juga mengurusi Urusan Umum (General Affairs).

        Saya memasuki bidang ini tanpa sempat mengikuti pelatihan apapun apalagi pendidikan yang mengarah ke sertifikasi seperti SKKNI dan tentu saja tidak tahu apa sebenarnya yang diharapkan. Saya ingat bahwa saya memang mengajukan banyak pertanyaan selama selama wawancara oleh calon atasan saya dan semua anggota Direksi yang semuanya orang Amerika Serikat tetapi hanya tentang tugas tugas yang harus saya kerjakan dan siapa yang akan mengajari dan membimbing saya. Saya masih terlalu “lugu” untuk bertanya terlalu jauh tentang peran dan kontribusi yang diharapkan dari saya.

Persepsi “Miring” Tentang Manajer Sumber Daya Manusia

Dalam kenyataan sehari-hari, masih banyak kekeliruan persepsi dan harapan (ekspektasi) tentang peran, tanggung jawab, dan kontribusi manajer atau direktur sumber daya manusia sebuah organisasi, khususnya organisasi bisnis (perusahaan). Kekeliruan persepsi dan harapan (ekspektasi) tersebut bukan hanya dari pimpinan perusahaan tetapi juga dari para praktisi manajemen sumber daya manusia sendiri. Antara tahun 1970 sampai pertengahan 1990, di antara mereka yang beprofesi dalam bidang personalia atau sumber daya manusia sering terdengar pernyataan-pernyataan bernada sarkastik tentang peran dan tanggung jawab Manajer personalia. Beberapa contoh adalah dibawah ini:

  1. “Pelayan”. Banyak pejabat perusahaan yang disebut Manajer Sumber Daya Manusia atau lebih sering disebut Manajer “HRD” tapi lebih banyak harus menghabiskan waktu mereka untuk urusan penyediaan  pelayanan bagi pimpinan dan pekerja, mulai dari mengurusi minuman kopi sampai urusan photo copy.
  2. “Keranjang sampah”. Sebutan ini digunakan oleh para Manajer SDM untuk menjelaskan bahwa mereka atau bagian mereka lebih sering dijadikan tempat pembuangan pekerjaan yang tidak disukai orang lain. Tentu saja pekerjaan yang paling buruk adalah menjadi pengawas disiplin, tukang menegur dan menasehati bawahan orang lain, atau menyampaikan berita buruk lainnya. Yang lebih buruk adalah bila satuan kerja MSDM dijadikan tempat pembuangan karyawan yang tidak dapat digunakan lagi oleh bagian lain!
  3. “Bumper”.  Maksudnya adalah bahwa Manajer SDM lebih sering  dijadikan semacam “bumper”. Ia berperan sebagai penahan bila terjadi  “benturan” antara perusahaan dan Serikat pekerja, atau dengan instansi seperti Dinas Tenaga Kerja, dan sebagainya! Para manajer SDM yang frustrasi sering menyebut posisi mereka seperti meat in sandwich atau daging yang berada di antara dua lapis roti! Maksudnya adalah bahwa merea selalu berada dalam posisi terjepit antara pihak perusahaan dan pihak karyawan/pekerja!
Baca juga:  “Berbasis Kompetensi” (Competency Based)

Mengapa banyak manajer sumber daya manusia merasa diri mereka diperlukan seperti itu dan mengapa mereka membiarkan diri mereka diperlukan seperti itu? Hanya ada dua alasan mengapa hal tersebut terjadi.

  1. Banyak pimpinan perusahaan belum tahu apa yang seharusnya diharapkan atau yang seharusnya dituntut dari manajer sumber daya mereka.atau konsep atau pandangan pimpinan perusahaan dan manajer lini itu masih “primitif”.
  2. Kesalahan Para Manajer dan Praktisi Sumber Daya Manusia Sendiri. Pertama karena tidak mau belajar dan tahu lebih banyak. Kedua sebenarnya tahu apa yang seharusnya mereka kontribusikan tapi bersikap; “untuk apa pusing pusing”?

JADI APA SEBENARNYA PERAN YANG HARUS DIMAINKAN DAN KONTRIBUSI YANG HARUS DIBERIKAN?

       Penegasan tentang apa peran dan tanggung jawab “manajer” (dalam arti pimpinan satuan kerja) sumber daya manusia untuk sebuah organisasi bisnis secara lebih tepat barangkali hanya dapat ditemukan pada perusahaan-perusahaan besar yang sudah menerapkan manajemen sumber daya manusia yang cukup modern. Dibawah ini, saya akan memberikan sebuah contoh rumusan yang menurut saya tepat tentang peran dan tanggung jawab dari seorang pejabat pimpinan bidang (fungsi) sumber daya manusia dalam sebuah organisasi bisnis (perusahaan).

        Pada akhir tahun 1978, yaitu setelah saya bekerja sebagai Manager  Personnel, Industrial Relations & G.A saya diundang oleh seorang CEO (Presiden Direktur) sebuah perusahaan Ingeris untuk bertemu sambil makan siang di hotel Sari Pan Pacific, Jakarta. Sebenarnya saya sudah pernah bertemu dengannya sekitar dua kali dalam pertemuan para pimpinan perusahaan asing asal USA dan Ingeris yang membahas topik ketenaga kerjaan. Ia memimpin 3 buah PT yang merupakan anak dari sebuah perusahaan internasional asal Ingeris. Perusahaan yang dipimpinnya punya 3 jenis usaha industri kimia dan farmasi di Indonesia. Tujuan dari pertemuan makan siang itu sebenarnya adalah kesempatan bagi beliau untuk lebih mengenal saya dan menawari saya untuk pindah ke group perusahaannya. Oh ya, sebutan jabatan saya bila masuk ke perusahaan tersebut adalah General Manager (GM) tapi semua GM di diperusahaan tersebut yang jumlahnya sekitar 5 orang menjadi anggota Board of Management. Posisi saya tidak disebut Direktur karena Direktur yang diangkat sebagai anggota Dewan Direksi melalui Akte Notaris dan Rapat Umum Pemegang saham perseroan jumlahnya sangat dibatasi.

        Berbeda dengan tiga tahun sebelumnya saat saya akan masuk di Goodyear yang tidak tahu harus bertanya tentang apa, kali itu, dalam pertemuan dengan CEO perusahaan Ingeris tsb, saya sudah berani  mengajukan pertanyaan kepadanya yang berbunyi kira kira: “Bisakah anda menjelaskan kepada saya, apa kira kira yang diharapkan dari saya? Maksud saya, apa tanggung jawab utama saya dan kontribusi yang dituntut dari saya dalam jabatan saya nanti?”. Mendapat pertanyaan saya tersebut sang CEO langsung menjawab sbb:    

        “Misi atauTanggung Jawab Pokok anda nanti sebagai General Manager Sumber Daya Manusia adalah memastikan bahwa semua perusahaan dalam group perusahaan kita  akan mampu merekrut, melatih, mengembangkan, memotivasi, dan mempertahankan karyawan yang berkualitas tinggi dalam jumlah yang tepat, setiap saat, pada semua tingkatan dari organisasi, agar group perusahaan-perusahaan kita selalu memiliki sumber daya manusia yang berkualitas tinggi yang dapat didayagunakan untuk merealisasi visi dan misi perusahaan”.

        Pernyataan atau statement tersebut di atas telah menjawab dengan tegas pertanyaan untuk apa jabatan pimpinan fungsi/satuan kerja Sumber Daya Manusia dalam perusahaan atau kelompok perusahaan. Uraian tersebut juga mengimplikasikan dua buah peran penting yang harus dimainkan oleh pimpinan/penanggung jawab bidang manajemen SDM yaitu:

  1. Penasihat dan Konsultan Internal Perusahaan. Posisi ini adalah posisi yang penting bagi seorang professional bidang manajemen  sumber daya manusia! Ia harus lebih banyak menghabiskan waktunya dalam kegiatan pemberian nasihat dan saran mengenai strategi, policy, system, dan prosedur dalam bidang manajemen sumber daya manusia. Ia juga memberikan bantuan kepada semua jajaran pimpinan perusahaan dalam penerapan manajemen sumber daya manusia di bidang tanggung jawab mereka masing-masing.
  2. Anggota Team Manajemen senior. Ini adalah posisi paling puncak dan seharusnya paling diincar oleh mereka yang beraspirasi menjadi manajer sumber daya manusia professional. Dalm posisi ini, ia akan terlihat dalam perumusan visi dan penetapan tujuan jangka panjang serta strategi untuk mencapainya. Tentunya ia juga akan terlibat dalam pembuatan kebijakan-kebijakan dan keputusan lain yang bersifat stratejik, bukan hanya dalam bidang pengelolaan sumber daya manusia.
Baca juga:  Sistem Manajemen Kinerja - Adakah Cara Yang Paling Tepat?

Penerapan Manajemen Sumberdaya Manusia

        Apa yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang memiliki karakteristik seperti yang ditetapkan dalam pernyataan diatas itu? Caranya tiada lain adalah dengan menerapkan Manajemen Sumber Daya Manusia yang tepat untuk organisasi/perusahaannya secara tepat dan efektif. Berdasarkan definisi yang ditawarkan pada uraian sebelumnya dan sejalan dengan pernyataan Mondy dan Noe yang bagus dan tepat, yaitu digunakannya istilah “manajemen” dalam manajemen sumber daya manusia, maka pemahaman dan penggunaan konsep manajemen dalam bidang ini mutlak diperlukan. Dengan kata lain, semua fungsi/kegiatan yang biasa terjadi dalam proses manajemen yaitu fungsi-fungsi/kegiatan:

  • Perencanaan (termasuk didalamnya penetapan sasaran),
  • Pengorganisasian,
  • Pengarahan dan penggerakan, serta
  • Pengendalian dan pengawasan,

harus dilakukan dengan tepat dan baik dalam semua kegiatan dan program dalam semua aspek manajemen sumber daya manusia dari mulai kegiatan pencarian sampai pemberhentian karyawan.

RANTAI PROSES (PROCESS CHAIN) MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA

        Program dan kegiatan apa saja yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang harus dimanajemeni itu? Seperti disebutkan dalam definisi yang sebutkan diatas, kegiatan-kegiatan tersebut adalah:

  1. Akuisisi. Istilah akuisisi dalam bahasa Inggriis adalah acquisition, berasal dari kata to acquire yang berarti mendapatkan atau menguasai. Istilah ini digunakan oleh para pakar manajemen SDM sejak tahun 1990untuk menggambarkan bahwa sumber daya manusia (yang berkualitas unggul) harus diperoleh dengan usaha. Mereka tidak akan datang sendiri! Sebagai catatan, Flippo dalam bukunya menggunakan istilah procurement tetapi karena istilah ini berarti “pembelian”, maka istilah tersebut kurang popular dan hampir tidak pernah ada yang menggunakan.
  2. Pengembangan. Pengembangan adalah pedang bermata dua. Bagi perusahaan, ini adalah usaha untuk meningkatkan kualitas mereka secara terus menerus. Sebaliknya bagi karyawan/pekerja, kegiatan pengembangan adalah peluang untuk mengembangkan potensi diri dan mengaktualisasikan diri mereka sendiri dalam arah yang sejalan dengan tujuan perusahaan.
  3. Pemeliharaan. Dalam kegiatan “pemeliharaan” termasuk kegiatan pemberian Imbalan dan Ganjaran. Karyawan/pekerja sebagai  sumber daya manusia harus diberi imbalan untuk jasa-jasanya dan ganjaran untujk prestasinya yang menonjol. Imbalan tersebut bisa berbentuk imbalan “langsung” maupun “tidak langsung”. Pemberian imbalan ini juga mempunyai peran pemeliharaan bagi sumber daya manusia yang didayagunakan oleh organisasi.
  4. Pengintegrasian. Pengintegrasian mencakup semua kegiatan yang bertujuan menyingkronkan tujuan-tujuan individu karyawan dengan perusahaan. Dalam ruang lingkup pengintegrasian, termasuk didalamnya adalah pengembangan budaya perusahaan, hubungan industrial, dan program retensi (mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas tinggi).
  5. Pemisahan.  Pemisahan atau dalam test book disebut “Separation”. Atau melepaskan pekerja/karyawan dari tatanan hubungan kerja dengan perusahaan. Pemisahan bisa terjadi karena tiba waktunya untuk menjalani pensiun atau karena selesainya kontrak  “Perjanjian Kerja Waktu Tertentu” atau karena alasan-alasan lain.
Baca juga:  Penelitian Rekam Jejak Dalam Proses Seleksi Untuk Penerimaan Dan Promosi Pegawai

Bagaimana Dengan Kegiatan atau Langkah Perencanaan? Perencanaan dalam lingkup manajemen dibuat untuk dua cakupan. Pertama perencanaan yang bersifat stratejik dan jangka panjang.  Rencana Stratejik harus sejalan dan mendukung Rencana Stratejik Korporasi. Kemana korporasi akan menuju dalam 10 sampai 20 tahun kedepan maka Rencana Stratejik SDM pun harus merumuskan sumberdaya manusia atau modal insani dengan kompetensi bagaimana yang harus tersedia, berapa banyak jumlahnya untuk tiap jenis kompetensi dan kapan mereka harus tersedia. Oleh karena itu maka Rencana Stratejik SDM harus menggunakan Strategi Korporasi sebagai acuaan. Rencana Operasional SDM harus menjabarkan dari mana dan bagaimana caranya memperoleh sumberdaya manusia dengan kompetensi yang telah ditetapkan tersebut secara lebih detil. Satuan Kerja SDM juga harus melakukan pemantauan, pengendalian dan evaluasi atas keberhasilan untuk meng-implementasikan semua rencana tersebut.

“Output” Manajemen Sumber Daya Manusia

        Lalu apa sebenarnya “output” atau yang dihasilkan oleh fungsi atau bidang sumberdaya manusia? Apakah “manusia-manusia” yang tiap hari selama minimal 8 jam berada dilingkungan perusahan untuk melakukan berbagai pekerjaan dan tugas? Dengan mengacu kepada pernyataan tentang tanggung jawab pokok dan kontribusi fungsi MSDM yang diuraikan diatas, maka ”output langsung” yang harus dihasilkan oleh  bidang (satuan kerja) manajemen sumberdaya manusia hanya berbentuk tiga hal bersifat yang “intangible” atau tidak berujud fisik yaitu dibawah ini:

1. Rekomendasi/usulan (lengkap dan siap dilaksanakan) mengenai:
i. Formulasi strategi dalam bidang sumber daya manusia mencakup sasaran-sasaran dan rencana untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut,
ii. Kebijakan (policy) yang mencakup semua bidang/aspek  manajemen sumber daya manusia yang akan menjadi panduan bagi semua anggota jajaran manajemen dan manajer/direktur sumber daya manusia sendiri untuk melaksanakan manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan dan di bidang masing-masing,
iii. Sistem dan prosedur untuk mendukung implementasi kebijakan tersebut.

2. Nasihat, Masukan, Saran dan Bantuan Teknis. Ketiga hal ini dapat diterapkan dalam bentuk-bentuk:
i. Sosialisasi tentang kebijakan, system, dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak,
ii. Pemberian pengetahuan kepada para manajer lini tentang semua aspek manajemen sumber daya manusia,
iii. Pelatihan-pelatihan bersifat teknis dalam semua aspek manajemen sumber daya manusia,
iv. Bantuan bersifat pelayanan dalam pelaksanaan kegiatan dalam lingkup manajemen sumber daya manusia.

3. Mewakili atau Menjadi Salah Seorang Wakil Pimpinan Perusahaan, dalam pelaksanaan perundingan-perundingan/ negosiasi, baik dengan karyawan secara individu maupun dalam perundingan dengan Serikat Pekerja.

        Peran dan kontribusi pimpinan fungsi/satuan kerja manajemen sumberdaya manusia dapat digambarkan dengan Ilustrasi dibawah. 

Dalam ilustrasi berbentuk 2 buah piramida tersebut, piramida sebelah kiri menggambarkan pimpinan fumgsi manajemen sumber daya manusia yang masih yang menghabiskan waktu dan energinya untuk tugas-tugas yang derajatnya justru paling rendah. Pernyataan bahwa tugas pelayaan adalah berderajat paling rendah tidaklah dimaksudkan untuk menyatakan bahwa tugas-tugas tersebut tidak penting. Tugas-tugas tersebut tetap harus dilakukan dan tidak dapat diabaikan hanya saja bila seorang pimpinan satuan kerja sumber daya manusia menghabiskan sebagian besar waktunya untuk tugas-tugas seperti itu, maka artinya mereka belum termasuk dalam kelompok penentu visi, strategi dan kebijakan. Alokasi waktu, perhatian, dan energy seorang manajer atau direktur sumber daya manusia seharusnya mengikuti piramida berbentuk terbalik, yaitu seperti digambarkan oleh piramida yang sebelah kanan dalam Ilustrasi tersebut.

*. Untuk mengetahui Riwayat Hidup DR. Achmad S. Ruky silahkan lihat di tentang penulis.