Pengantar

Topik ini mungkin sudah dianggap usang atau dianggap sangat bersifat “basic” atau elementer bagi beberapa praktisi manajemen sumber daya manusia. Mereka berpendapat bahwa topik ini, termasuk cara menulis uraian jabatan yang “baik” sudah menjadi keterampilan yang melekat bagi mereka yang bekerja dalam bidang MSDM. Tapi apakah dalam kenyataannya memang demikian? Pengalaman penulis menunjukkan bahwa masih banyak praktisi manajemen SDM belum mempunyai pemahaman yang cukup tentang “Job Description” termasuk cara menulisnya. Lupakan tentang mereka yang termasuk dalam kelompok manajer lini/operasional.

Uraian Jabatan atau yang barangkali lebih dikenal dengan sebutannya dalam bahasa Inggris “Job Description” pada dasarnya adalah sebuah dokumen tertulis formal/resmi dalam bidang pengelolaan dan pendayagunaan sumber daya manusia yang dibuat bukan hanya di dalam lingkungan perusahaaan tetapi juga di institusi pemerintahan dan organisasi lain. Dokumen yang dinamai Uraian Jabatan tersebut menggambarkan, menguraikan dan menjelaskan tentang sebuah jabatan/pekerjaan yang ada dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Kata “Description” dalam Job Description memang sebenarnya berarti “gambaran” dan berasal dari kata “to describe” yang berarti menggambarkan/menjelaskan. Tetapi, di Indonesia sendiri istilah yang digunakan adalah “Uraian Jabatan” dan bukan “Gambaran Jabatan/Pekerjaan”.

Kegunaan/Manfaat Uraian Jabatan

Pada dasarnya, bila sebuah organisasi khususnya perusahaan memutuskan untuk membuat Uraian Jabatan untuk semua pekerjaan/jabatan karena punya tujuan tertentu. Tujuan dari pembuatan Uraian Jabatan bisa diketahui atau tergambar dalam salah satu dari 6 (enam) kegunaan utama Uraian Jabatan yang akan disebutkan dan diuraikan di bawah ini. Bisa juga merupakan kombinasi dari 2 (dua) atau beberapa di antaranya. Kegunaan-kegunaan utama Uraian Jabatan adalah di bawah ini:

  1. Sebagai Panduan Kerja. Uraian Jabatan akan menjadi pegangan bagi karyawan/pegawai yang menduduki jabatan atau melaksanakan pekerjaan yang dapat dijadikannya acuan dan rujukan setiap saat. Panduan tersebut umumnya bermanfaat untuk pegawai baru yang baru diangkat ke sebuah posisi/jabatan tertentu. Sebuah Uraian Jabatan yang disiapkan dengan baik akan dapat menjadi panduan untuk melatih dan membimbing pegawai baru.
  2. Sebagai Dasar Untuk Program Evaluasi Jabatan. Bila perusahaan akan menentukan “nilai” atau bobot dari tiap pekerjaan melalui proses Evaluasi Jabatan maka sumber informasi lengkap tentang sebuah pekerjaan/jabatan yang akan dievaluasi adalah Uraian Jabatan untuk pekerjaan/jabatan tersebut. Uraian Jabatan yang dibuat dengan akurat dan rapi akan sangat membantu kelancaran dan akurasi dari hasil kegiatan Evaluasi Jabatan.
  3. Standar atau Acuan Untuk Menilai Kinerja Karyawan. Sebuah Sistem Penilaian Kinerja karyawan yang baik harus didukung oleh sebuah Uraian Jabatan yang tepat. Untuk keperluan ini maka dalam Uraian Jabatan yang dibuat harus juga mencantumkan bidang-bidang kerja di mana karyawan pemegang jabatan ini harus mengkontribusikan hasil kerja dan indikator yang akan digunakan.
  4. Acuan Untuk Kompetensi Pemegang Jabatan. Sebuah Uraian Jabatan akan menjadi panduan atau acuan untuk menentukan pengetahuan apa saja, keahlian/keterampilan seperti apa yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan untuk mampu memangku jabatan tersebut dengan sukses. Pengetahuan dan keahlian tersebut biasanya dimuat dalam Uraian Jabatan di bawah “heading”/judul “Persyaratan Jabatan”. Persyaratan Jabatan tersebut berguna sebagai dasar untuk proses seleksi pegawai baru dalam proses rekrutmen.
  5. Sebagai Dasar Untuk Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan. Dengan berdasarkan “Persyaratan Jabatan” yang disebut dalam kegunaan no. 4 maka perusahaan dapat melakukan “asesmen” (penilaian) terhadap seorang pemegang jabatan apakah ia sudah mencapai semua Persyaratan Jabatan yang telah ditetapkan. Kesenjangan antara persyaratan jabatan yang ditetapkan dengan pengetahuan dan kemampuan/keahlian yang harus dimiliki pemegang jabatan dapat dijadikan sumber untuk semua pelatihan yang ditetapkan.
  6. Untuk Dasar Bagi “Audit” Organisasi dan Tata Kerja. Kegunaan terakhir dari sebuah Uraian Jabatan adalah sebagai dasar yang dapat digunakan bagi peninjauan ulang Struktur Organisasi. Dengan mempelajari uraian-uraian jabatan yang ada, seorang ahli dalam perancangan struktur organisasi ini akan dapat meneliti lebih mendalam tentang tentang kemungkinan melakukan efisiensi dalam organisasi. Usaha tersebut misalnya melalui program ‘Pengayaan Jabatan” (Job Enrichment) dengan menambah jumlah tugas, tanggung jawab pada sebuah jabatan atau penyempurnaan atau perubahan pada tata cara pelaksanaan sebuah pekerjaan.  
Baca juga:  Peran dan Kontribusi Pimpinan Utama Fungsi/Bidang Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Bisnis.

 

Bentuk Dan Isi Uraian Jabatan

Dengan memperhatikan kegunaan-kegunaan sebuah Uraian Jabatan bagi sebuah perusahaan yang diuraikan di atas maka adalah tepat dan wajar bila sebuah perusahaan, apalagi perusahaan besar yang mempunyai struktur organisasi yang besar melaksanakan pembuatan Uraian Jabatan tersebut. Uraian Jabatan yang akan dibuat haruslah mengikuti “format”/bentuk tertentu dan berisi informasi tepat dan akurat yang diperlukan. Informasi apa yang harus berada dalam sebuah Uraian Jabatan sebenarnya tergantung pada Tujuan/Kegunaan dari pembuatan Uraian Jabatan tersebut (lihat bagian sebelumnya).

Dokumen Uraian Jabatan tersebut tidak menguraikan atau menggambarkan sebuah pekerjaan/jabatan secara bebas seperti sebuah surat pribadi tetapi mengikuti bentuk/format dan struktur tertentu. Penggunaan format atau bentuk tertentu tersebut tujuannya adalah agar mereka yang membacanya dengan mudah dapat mengenali bagian-bagian atau elemen dari sebuah pekerjaan. Nama-nama elemen tersebut biasanya dijadikan “judul-judul” (heading) standar dalam Uraian Jabatan yang telah ditulis tersebut. Elemen-elemen yang ditonjolkan dalam sebuah Uraian Jabatan adalah tergantung pada tujuan atau kegunaan dari penulisan Uraian Jabatan tersebut. Sebuah Uraian Jabatan yang ditulis untuk menjadi panduan kerja bagi pemegangnya akan berisi elemen-elemen yang mungkin tidak diperlukan bila Uraian Jabatan tersebut hanya akan digunakan untuk tujuan Evaluasi Jabatan.

Isi sebuah Uraian Jabatan berkisar dari yang hanya berisi Identitas Jabatan dan tugas-tugas yang harus dilakukan sampai yang sangat lengkap. Contoh Uraian Jabatan “mini”  adalah yang dibuat untuk keperluan keperluan ISO 9000 yang biasanya benar-benar sangat “generik” sedangkan contoh yang sangat lengkap adalah “Manual atau Panduan Kerja Operasional” untuk tenaga pelaksana operasi tertentu. Sebuah contoh “Format” sebuah Uraian Jabatan yang “standar” dapat disebut sebagai Uraian Jabatan yang sudah bersifat “multi purpose” yang artinya sudah dapat memenuhi semua tujuan dapat ditemukan sebagai lampiran. Kalimat-kalimat di dalam kurung adalah penjelasan untuk “judul” yang tertulis sebelumnya.

 

SIAPA YANG HARUS MEMBUAT URAIAN JABATAN?

Sebuah Uraian Jabatan seharusnya dibuat oleh mereka yang menggagas untuk menciptakan jabatan tersebut. Merekalah yang seharusnya mengetahui untuk apa jabatan tersebut diadakan (Tujuan Jabatan), tugas-tugasnya, dan lain sebagainya. Apabila ia memerlukan bantuan ia dapat meminta seorang tenaga spesialis dari bagian SDM untuk membantu menulisnya. Pada tingkatan senior seringkali pemegang jabatan diminta membuat Uraian Jabatannya sendiri setelah memperoleh petunjuk dari atasannya tentang Tujuan Jabatannya dan butir-butir yang penting lainnya. Peran Departemen SDM adalah membantu membuatkan sebuah “Format” Uraian Jabatan yang tepat yang memenuhi tujuan dari pembuatan uraian jabatan tersebut.

 

ANALISIS JABATAN DAN KAITANNYA DENGAN URAIAN JABATAN

Selama ini, bila mendefinisikan analisis jabatan dalam bahasa Indonesia memang ada sedikit kerancuan, karena kata Analisis “Jabatan” telah diterima luas sebagai terjemahan dari istilah dalam bahasa Inggris “Job”  analisis. Kata “Job” sendiri sebenarnya berarti “pekerjaan”, sedang “jabatan” dalam konteks organisasi adalah “position” (posisi). Kepmenakertrans No. 49/2004 menjelaskan bahwa “jabatan adalah sekumpulan pekerjaan” tetapi buku panduan (handbook) yang dikeluarkan oleh Alexander Hamilton Institute (1984) menjelaskan sebaliknya. Di situ dijelaskan bahwa “I” atau “pekerjaan” adalah a group of position that are nearly identical with regard to the significant tasks performed”. Dalam konteks ini, “position” diartikan sebagai: “ a collection of tasks (kumpulan dari tugas-tugas) sufficient to justify the employment of one worker full time.” Penjelasannya kira-kira, misalnya “satuan pengamanan” adalah sebuah “job” (pekerjaan) dan “Satpam Lapangan” adalah sebuah “position” (jabatan). Dalam praktik sebenarnya kerancuan itu tidak terlalu menyulitkan dan perbedaan definisi itu tidak pernah dipersoalkan.

Baca juga:  Beberapa Ketentuan Dasar Tentang Upah

Analisis Jabatan adalah sebuah kegiatan atau proses manajemen yang paling sering dipahami secara keliru, dianggap rendah, dan seringkali dilaksanakan dengan asal-asalan. Richard L. Henderson, Profesor Emiritus, Georgia State University (1994) menyatakan bahwa bahkan di Amerika Serikat pun, di mana teknik-teknik manajemen modern banyak dikembangkan, kegiatan analisis jabatan ini baru mendapat perhatian yang cukup besar dari manajemen, mahasiswa dan praktisi manajemen sumber daya manusia setelah diberlakukannya Equal Employment Opportunity Act (Undang-undang Anti Diskriminasi dalam Hubungan Kerja) yang cukup keras itu. Perusahaan yang menjadi khawatir dituduh melakukan diskriminasi kepada pekerja mereka merasa perlu sangat berhati-hati dalam menerapkan segala teknik dan metode dalam manajemen sumber daya modern. Terutama dalam proses seleksi untuk rekrutmen dan promosi, mereka merasa perlu mendukung semua keputusan mereka dengan data dan fakta yang pasti. Data dan fakta tentang sebuah pekerjaan termasuk persyaratannya harus dihasilkan melalui sebuah proses yang disebut Analisis Jabatan.

Dengan menggunakan sejumlah metode dan instrumen sebuah kegiatan Analisis Jabatan akan mengumpulkan dan menyeleksi data tentang sebuah pekerjaan dan mengkonversikannya menjadi fakta-fakta yang akan berguna untuk berbagai tujuan organisasi yang bermanfaat. Semua fakta dan informasi yang dikumpulkan melalui proses analisis jabatan hanyalah yang terkait dengan pekerjaan/jabatan itu dan tidak mengenai orang/karyawan/pegawai yang mengerjakan/menduduki jabatan itu. Selain itu, berdasarkan fakta dan informasi yang tekumpul dan terkaji, dapat ditetapkan spesifikasi dan persyaratan yang realistik yang harus dipenuhi oleh orang yang melaksanakan pekerjaan/menduduki jabatan itu.

Di lingkungan perusahaan di Indonesia, Analisis Jabatan lebih banyak dilakukan dalam kaitannya dengan penerapan sistem penggajian. Kegiatan besar yang pertama tetapi dari seluruh proses pembuatan, perumusan atau penataan ulang kebijakan dan sistem remunerasi adalah Analisis Jabatan. Kepmenakertrans Nomor 49 Tahun 2004 dan PP No.78 Tahun 2015 pun menetapkan demikian. Analisis Jabatan mencakup kegiatan mengidentifikasi dan menggambarkan (dengan kata-kata) mengenai apa yang terjadi dalam sebuah pekerjaan dan jabatan yang ada dalam sebuah organisasi. Baru sejak akhir tahun 2000an yaitu setelah pemerintah menggalakkan program Reformasi Birokrasi, maka kegiatan Analisis Jabatan dilakukan untuk tujuan-tujuan lain, misalnya usaha peningkatan efisiensi organisasi. Garis besar kegiatan analisis jabatan dapat dijelaskan dengan gambar di bawah ini (bagi yang ingin mendapat info lebih rinci tentang topik ini silakan baca buku saya: “Strategi dan Manajemen Upah, Gaji dan Remunerasi” (Intipesan, 2016).

 

LAMPIRAN:

FORMAT URAIAN JABATAN/JOB DESCRIPTION – UMUM

 

1.   IDENTITAS JABATAN/PEKERJAAN  (Bagian ini memberikan identitas ringkas tentang jabatan/pekerjaan yang diuraikan seperti tentang: nama jabatan tersebut (Job Title), nama unit kerja (seksi/departemen/bagian) di mana jabatan tersebut berada dan lokasinya).   

  • Nama Jabatan/Pekerjaan ini:
  • Nama Pemegang Jabatan ini saat ini:
  • Nama Unit Kerja (Seksi/Bagian):
  • Divisi/Unit Usaha/Direktorat:
  • Lokasi Kerja:

2. TANGGUNG JAWAB POKOK JABATAN/PEKERJAAN INI (Bagian ini adalah ringkasan tentang jabatan ini. Ringkasan tersebut harus menjawab pertanyaan untuk apa jabatan/pekerjaan ini diadakan?)

3. HUBUNGAN ORGANISASIONAL; (Bagian ini harus menggambarkan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi Perusahaan sekarang. Yang harus digambarkan minimal adalah kotak berisi nama jabatan atasan dari jabatan ini, kotak berisi nama jabatan ini kotak-kotak jabatan yang dibawahkan oleh atasan yang sama, dan kotak-kotak jabatan di bawahnya/bawahannya. Bila ia tidak mempunyai bawahan maka kotak yang di atasnya harus digambarkan minimum 2 susun yaitu atasannya dan atasan dari atasannya)

 4. TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN DALAM JABATAN/ PEKERJAAN INI. (Dalam Bagian ini harus dijelaskan/dirinci tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan yang dikelompokkan dalam sub judul;

Baca juga:  Permasalahan Tenaga Kerja Asing Di Indonesia

4.a. Tugas-tugas rutin; Untuk tenaga pelaksana tugas-tugas rutin adalah yang harus dilakukan secara terus menerus tiap hari/tiap minggu. Bagi tenaga manajerial mungkin tiap bulan, maupun tiap semester dan tiap tahun misalnya untuk menetapkan sasaran kerja, melakukan pembuatan rencana kerja dan melakukan evaluasi.)

4.b. Tugas-tugas Insidentil; yang dimaksud adalah tugas-tugas yang mungkin sekali-sekali harus dilakukan walaupun tidak tercantum dalam Uraian Jabatan. Tiap pemegang jabatan harus menerima kenyataan bahwa sebagai anggota dari sebuah Team/Organisasi ia sewaktu-waktu dapat diminta dan harus bersedia melakukan suatu tugas yang tidak tercantum dalam Uraian Jabatannya; yang sebenarnya dapat berdampak baik bagi karirnya sendiri. Dalam hal tidak pasti apa tugas-tugas tersebut maka ditulis saja: tugas lain yang diperintahkan oleh atasan/perusahaan)

5. TANGGUNG JAWAB Pengawasan (Supervisi) Terhadap Orang Lain (Bagian ini menjelaskan apakah Jabatan/Pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk mengawasi/memimpin satu atau sekelompok orang/pegawai yang merupakan bawahannya “langsung”. Butir 3 dari Uraian Jabatan ini (Hubungan Organisasional) sebenarnya akan membantu memberikan gambaran yang diinginkan. Informasi yang minimal perlu dicantumkan adalah hal-hal berikut: (1). nama jabatan yg diawasi langsung dan jumlah jabatan tersebut, (2). jumlah orang yang menduduki tiap jabatan/pekerjaan tersebut. Atau bila jabatan ini tidak punya anak buah/bawahan langsung tetapi ia mendapat tugas untuk membimbing karyawan lain yang bukan anak buah maka perlu dituliskan juga. Bila kedua tanggung jawab tersebut tidak ada maka dapat ditulis. TIDAK ADA).

6. TANGGUNG JAWAB DALAM UKURAN FINANSIAL (dalam Bagian ini, informasi yang dapat dicantumkan adalah besarnya tanggung jawab yang dapat diterjemahkan ke dalam ukuran finansial yang menjadi tanggung jawab sendiri atau bersama dengan orang lain misalnya besarnya “omzet” penjualan, anggaran promosi, nilai stok bahan baku/bahan pembantu/onderdil, anggaran pemeliharaan, pelatihan & pendidikan, banyaknya uang tunai yang dikelola per hari/per bulan, dan lain-lain. Bila tanggung jawab tersebut diemban bersama dengan Jabatan lain harus disebutkan nama Jabatan tersebut, misalnya; biaya promosi adalah dikelola bersama oleh Bagian Penjualan dan Bagian Promosi).

7. WEWENANG YANG DIMILIKI OLEH PEKERJAAN INI. (Informasi yang perlu dimuat dalam Bagian ini adalah apakah Jabatan ini mempunyai/diberikan wewenang untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan dalam ruang lingkup bidangnya, yang secara formal ditetapkan oleh perusahaan. Wewenang tersebut misalnya dalam hal pembinaan bawahan; memberi peringatan, menilai prestasi kerja dll. Dan wewenang untuk menyetujui penggunaan uang perusahaan seperti membeli sesuatu.)

8. HUBUNGAN-HUBUNGAN YANG HARUS DILAKUKAN (Setiap jabatan/pekerjaan dalam sebuah organisasi perlu melakukan hubungan-hubungan/komunikasi dengan orang lain dalam pelaksanaan tugas-tugasnya. Hubungan tersebut bisa dengan rekan-rekan kerja yang setingkat, dengan atasan, bawahan, dengan karyawan setingkat atau yang lebih senior dari unit kerja lain atau dengan orang-orang dari luar perusahaan, selama urusannya tentang pekerjaan).

9. KARAKTERISTIK KHUSUS JABATAN. (Informasi yang dapat dicantumkan di sini adalah keterangan dan fakta tambahan tentang hal-hal yang dianggap penting menyangkut misalnya ruang lingkup tugasnya, tingkat kerumitannya; misalnya apakah semua sudah diatur sehingga tidak perlu ada masalah atau justru pekerjaan ini memerlukan inisiatif dan kreativitas dari pemegang jabatan sendiri, dan tantangan-tantangan yang harus dihadapi. Semua informasi tersebut dijelaskan dalam bentuk “narasi”/kualitatif)

 10. PERSYARATAN JABATAN (Bagian ini diperlukan untuk menjelaskan tentang persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan/pelaksana pekerjaan untuk mampu melaksanakan tugasnya dengan sukses. Persyaratan ini lebih baik menjelaskan apa yang karyawan tersebut harus; TAHU, MAMPU dan MAU melakukan dan mengerjakan. Tetapi, masih banyak organisasi yang untuk mudahnya Uraian Jabatan hanya mencantumkan persyaratan Tingkat Pendidikan Formal Terendah yang Harus Pernah Ditempuh dengan Berhasil, plus Pendidikan Tambahan Khusus/Pelatihan Pra-jabatan dan Pengalaman Kerja yang harus dimiliki.)