Saat ini, semua pejabat pimpinan dan pegawai biasa dalam organisasi bisnis dan instansi pemerintah sudah terbiasa dengan istilah “KPI” (Kei-Pi-Ai) yaitu singkatan dari “Key Performance Indicators”. Sebenarnya, penggunaan “KPI” dapat disebut sebagai sebuah “kemajuan” dalam pengelolaan dan pengukuran kinerja organisasi dan pegawainya. Kemajuan itu nyata sekali di dalam lingkungan instansi pemerintahan yang sejak awal tahun 2012 telah menerapkan Ka-Pe-I yang mereka Indonesiakan menjadi Indikator Kinerja Utama padahal sebelumnya masih menggunakan cara lama yang disebut Daftar Penilaian Prestasi Pegawai disingkat dengan DP3.
Tetapi, sayang sekali bahwa seperti juga istilah “Visi-Misi” dan “Outsourcing”, Ka-Pe-I juga telah menjadi “korban salah-kaprah”. Dalam ramainya pembicaraan, diskusi, dan tulisan dalam rangka penyebarannya melalui berbagai media, ternyata ditemukan banyak sekali kekeliruan dalam pemahaman dan tentu saja juga dalam cara penggunaannya. Bila dari sejak tahap memahami arti dan definisi istilahnya saja sudah terjadi kekeliruan dan kerancuan, bagaimana sebuah organisasi bisa menerapkannya secara tepat dan efektif? Yang terjadi adalah kerancuan lebih lanjut dan akhirnya sistem tersebut menjadi sama sekali tidak berguna karena tidak membantu pimpinan dalam menerapkan “performance management” dalam organisasi (perusahaan) tersebut.

Di bawah ini saya berikan beberapa contoh kekeliruan yang ditemukan yang menimpa dua istilah tersebut. Beberapa contoh kekeliruan dalam pemahaman dapat ditemukan dalam beberapa pernyataan di bawah ini:
1. Key Performance Indicator = Sasaran (Target) Yang Harus Dicapai. Pada awal bulan Desember 2007 saya sempat membaca sebuah Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sebuah BUMN dan menemukan pernyataan yang berbunyi sebagai berikut; “Key Performance Indicator yang harus kami capai dalam tahun 2008 adalah sebagai berikut” yang mengartikan KPI sebagai target yang harus dicapai. Tetapi ternyata, setelah lewat 5 (lima) tahun, saya masih menemukan jenis kekeliruan tersebut masih juga ditemukan.
2. KPI = Kegiatan Yang Harus Dilaksanakan. Coba baca pernyataan berikut yang ditemukan pada sebuah BUMN. “Salah satu KPI Dewan Komisaris untuk tahun 2013 adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja Direksi”. Sampai tahun 2017 ini tidak ada koreksi terhadap bunyi pernyataan tersebut karena itu dianggap benar atau tidak ada yang tahu bahwa itu adalah keliru.

SEBUAH CONTOH SALAH KAPRAH YANG LEBIH PARAH

Sekelompok orang yang menamakan diri “Praktisi Ha-Er-De” memuat sebuah tulisan dalam Blog mereka yang berbunyi sebagai berikut;

HRD Forum | Komunitas HRD – Training HRD – Konsultan HRD Indonesia.

Apa itu Key Performance Indicator (KPI)? | HRD Forum | Komunitas HRD – Training HRD – Konsultan HRD Indonesia hrd-forum.com/article-hrd/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/09/06/14

KPI atau Key Performance Indicator adalah istilah yang beberapa tahun belakangan ini selalu kita dengar. Nah sebenarnya KPI itu apa? Apa itu Key Performance Indicator? Sebagian orang mengatakan KPI itu adalah target yang diberikan atasan, organisasi, perusahaan, departemen, unit kerja, kepada seseorang atau kepada sebuah jabatan. Misalkan seorang sales diberikan target untuk menghasilkan omset penjualan sebesar 100 milyar rupiah per tahun, seorang staf HRD diberikan target dapat memenuhi semua permintaan tenaga kerja baru di bawah 20 hari setelah adanya permintaan tenaga kerja dari user. Kadang di sebuah perusahaan, atasan atau manajemen menetapkan tingkat kehadiran atau absensi menjadi sebuah KPI. (Sebagian orang lagi bilang apa tentang KPI?)
Dari uraian di atas apakah yang dapat kita simpulkan? Apa itu KPI? KPI atau Key Performance Indicator kadang disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu ukuran kuantitatif untuk mengukur sebuah atau beberapa kinerja dalam rangka memenuhi tujuan unit, departemen, perusahaan atau organisasinya. Sehingga KPI setiap perusahaan, KPI setiap Job Position, KPI setiap jabatan akan berbeda-beda, tergantung dari tujuan utama dan tujuan strategisnya masing-masing. Sehingga dengan sifatnya yang kuantitatif, KPI dapat membantu perusahaan, organisasi, departemen, unit kerja untuk memastikan sudah sejauh mana target, goal, sasarannya sudah dicapai.
Selain untuk memastikan sudah sejauh mana pencapaiannya, KPI dengan sifat kuantitatif-nya juga mampu menunjukkan posisi berapa besar kekurangannya dan berapa besar kelebihannya dibandingkan dengan target akhirnya. Sehingga atasan dapat dengan mudah menilai tingkat kinerja para stafnya. Misalkan seorang sales diberikan KPI penjualan sebesar 100 milyar rupiah, sementara kondisi aktual yang dicapainya 99 milyar rupiah, maka jelas bahwa staf sales tersebut masih kurang 1 milyar rupiah untuk dapat mencapai KPI nya yang 100 milyar. Ukuran KPI yang kuantitatif memudahkan para atasan mengukur kinerja semua stafnya. Apakah boleh KPI bersifat kualitatif? Sesuatu yang bersifat kualitatif, sulit diukur, sesuatu yang sulit diukur sulit untuk dikelola, karena itu jika ada KPI yang bersifat kualitatif, harus dikuantitatifkan terlebih dahulu.
Dari uraian di atas, kita semakin jelas apa arti KPI, selain sebagai target kinerja, KPI juga sering disebut sebagai alat ukur keberhasilan kerja seseorang. KPI membantu perusahaan mendefinisikan dan mengukur kemajuan (progress) secara SMART, Specific, Measureable, Achievable, Reliable / Rational, dan Time bound. Bagaimana cara membuat KPI? Untuk mengetahui bagaimana cara membuat KPI, silakan nantikan artikel HRD Forum berikutnya.

Note: Saya yakin sebagian besar pembaca tulisan ini belum paham, apa atau bagian mana yang keliru dari tulisan di Blog itu? Silakan lanjutkan membacanya.

Indikator SUDAH BIASA digunakan Dalam Kehidupan Sehari-hari
Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu menggunakan indikator untuk mengetahui apakah sesuatu berjalan baik (normal) atau tidak. Untuk mengukur kesehatan fisik diri misalnya, orang yang sudah cukup berpendidikan biasanya akan fokus pada sejumlah indikator misalnya;

1. Suhu Tubuh (Temperatur) – Bila temperatur tubuh meningkat di atas normal dan kita menggigil kedinginan maka itu adalah sebuah indikator bahwa kita mengalami demam. Pengecekan suhu tubuh adalah yang paling umum dilakukan oleh semua ibu bila bayi atau anaknya menangis terus dan uring-uringan serta tidak mau minum susu atau makan. Ibu-ibu di desa yang tidak punya alat modern pengukur suhu tubuh biasanya menempelkan bagian atas dari tangannya di dahi bayi atau anaknya untuk mengetahui apakah anaknya demam atau tidak.

2. Tekanan Darah. Setiap kali kita diperiksa oleh dokter, yang pertama dia akan ukur adalah tekanan darah kita. Dokter akan mengecek apakah tekanan darah kita normal yaitu berada dalam ambang batas. Bila berada di atas atau di bawah batas yang ditetapkan beliau akan langsung memeriksa berbagai kemungkinan penyebabnya.

Baca juga:  Tuntutan Kompetensi Untuk Jabatan-Jabatan Pimpinan

3. Denyut Nadi. Denyut nadi atau detak jantung biasanya sekaligus diketahui saat dilakukan pengetesan tekanan darah. Bila Tekanan Darah meningkat dan detak jantung juga meningkat (sekaligus sesak napas) maka dokter akan segera melakukan pemeriksaan lebih mendalam tentang kondisi kesehatan jantung kita.

4. Frekuensi buang air (besar dan kecil). Bila tiba-tiba dalam 12 jam kita harus buang air besar misalnya 6 kali dan ditambah lagi dengan fakta bahwa kotoran yang keluar berbentuk cairan, kita bisa menyimpulkan bahwa kita mengalami diare (mencret). Bila saat malam hari, saat tidur ada pria yang harus buang air kecil lebih dari dua kali maka ia mengalami penyempitan saluran air kencing yang mungkin disebabkan oleh pembengkakan kelenjar yang disebut prostat.

5. Frekuensi keluarnya ingus dari hidung. Bila tiba-tiba ingus terus menerus keluar dari hidung apalagi bila disertai bersin yang terus menerus dan sakit kepala serta demam maka kita langsung mengambil kesimpulan bahwa kita terkena pilek.

6.Lancarnya keluar masuk udara ke dalam paru paru. Bila tiba-tiba seseorang merasa susah bernapas dan tiap kali menghisap dan mengeluarkan udara dari paru-parunya akan mengeluarkan bunyi ngiik-ngiik, tapi tanpa disertai gejala lain maka ia bisa disimpulkan menderita serangan asma.

Bagi mereka yang sudah diketahui menderita penyakit tertentu, misalnya jantungnya, gula (diabetes), ginjal, dan lain-lain, akan lebih banyak lagi indikator yang akan digunakan oleh dokter yang memeriksa dan biasanya memerlukan pemeriksaan lebih mendalam yang memerlukan peralatan khusus atau pemeriksaan laboratorium.

INDIKATOR DALAM KENDARAAN BERMOTOR
Bagi mereka yang memiliki mobil dan biasa mengemudikannya sendiri, tiap kali duduk di kursi pengemudi bisa melihat sejumlah “indikator” di dashboard mobilnya. Ada indikator kecepatan (speedometer), ada indikator kecepatan perputaran mesin mobil (RPM), ada indikator tentang kondisi accu, indikator isi bahan bakar di tangki, indikator air radiator, dll. Oh ya, lampu yang anda harus nyalakan bila mau belok, ke kiri atau ke kanan dalam bahasa Inggris juga disebut “indicator”.

INDIKATOR PERUBAHAN IKLIM BUMI
Selanjutnya, para ilmuwan, pemerhati dan bahkan warga biasa saat ini biasa mengukur tingkat “kesehatan” bumi dengan mempergunakan sejumlah indikator di bawah ini.
1. Peningkatan suhu udara bumi
2. Pergeseran permulaan dan akhir musim, misalnya musim hujan dan musim kemarau.
3. Pergeseran jalur/alur gerakan angin.
4. Peningkatan permukaan air laut,
5. Penurunan tanah,
6. Perubahan kebiasaan binatang liar, periode bermigrasi, dan lain-lain.

JADI? APA KEY PERFORMANCE INDICATOR?
Agar kita tidak ikut-ikutan salah kaprah dalam penggunaan istilah Key Performance Indicator, sebaiknya kita mengkaji dulu arti yang benar atau tepat dari istilah Key Perfomance Indicators tersebut. Kita mulai dengan mencari arti dari tiap kata dari istilah tersebut dari sumber yang sahih. Dengan menggunakan pendekatan tersebut maka kita harus sepakati dulu bahwa istilah Key Performance Indicators (KPI) yang terdiri dari tiga buah kata tentu saja datang dari bahasa Inggris yaitu “key”, “performance” dan “indicators”. Tiga kata tersebut, bila diterjemahkan kata per kata artinya adalah sebagai berikut..

* Key = Kata key tentunya berarti kunci, tetapi dalam konteks ini berarti sangat utama atau mempunyai “nilai” yang tinggi! Istilah “kunci” misalnya sering digunakan untuk menjelaskan bahwa sekelompok tenaga ahli dalam sebuah proyek atau perusahaan disebut sebagai tenaga “kunci”. Demikian pula dalam sebuah kalimat kadang-kadang ditetapkan kata “kunci”-nya.

* Performance. Arti istilah performance khususnya dalam konteks K.P.I. akan dijelaskan dan dibahas dengan lebih mendalam di bagian berikutnya.

* Indicator. Tiga buah kamus memberikan defenisi dari kata indicator yang satu sama lain mempunyai kemiripan yaitu:
i. The New Webster Dictionary; Indicator = sesuatu yang menunjukkan (to point out/to signify. Contohnya adalah semua penunjuk dalam instrumen yang ada pada dashboar mobil atau motor anda yang dijadikan contoh tadi.
ii. The Oxford Concise English Dictionary; Indicators = orang-orang atau sesuatu yang menunjukkan (mengindikasikan) sesuatu, terutama unjuk kerja atau perubahan. Misalnya tentang sesuatu yang akan terjadi atau gejala-gejala awal dari sebuah peristiwa.
iii. Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdiknas, 1988, hal. 329); “Indikator adalah sesuatu yang dapat memberikan petunjuk atau keterangan”.

PERFORMANCE
Performance” adalah satu lagi kata dari bahasa Inggris yang juga telah mengalami “perlakuan” salah-kaprah oleh banyak orang terutama para presenter TV, mereka yang disebut selebriti dan juga “tokoh”. Mereka seringkali mengartikan kata “performance” sebagai penampilan (secara fisik) dan kemudian mengadopsinya menjadi “performa” tanpa meneliti artinya. Misalnya, pada suatu hari dalam tahun 2008, saat saya harus rapat dengan beberapa pejabat tinggi di Mabes POLRI saat saya masuk ke dalam ruangan rapat, salah seorang Perwira Tinggi yang cukup akrab dengan saya langsung menyapa; “Saya salut pada Bapak, walaupun sudah cukup usia, selalu menjaga “perfomance“! Sambil tertawa saya jawab; “Lho Pak, saya kan belum melakukan apa-apa?” Ia menjelaskan bahwa yang ia maksud adalah bahwa saya selalu tampil rapi, pakai jas dan dasi. Ternyata yang dimaksud “performance” oleh beliau adalah “penampilan” saya yang sebenarnya, istilah yang biasa digunakan oleh bangsa-bangsa yang berbahasa Inggris untuk penampilan dalam arti cara berpakaian dll adalah “presence“.

Kamus Webster dan Dictionary.com, menjelaskan bahwa kata “Performance” bisa punya 3 (tiga) arti;

1. “Apa yang dihasilkan/dicapai” dari sebuah tugas, pekerjaan, kegiatan atau proses. Istilah yang biasa digunakan di industri adalah “output”.

2. “Bagaimana” sebuah pekerjaan dilaksanakan atau proses bagaimana kegiatan atau pekerjaan itu dilaksanakan. Istilah Indonesianya sekarang; “Unjuk Kerja

3. “Pertunjukan” dalam arti pertunjukan seni musik atau seni gerak (misalnya tari, balet)

Arti dari istilah “performance” yang relevan untuk sebuah organisasi bisnis atau instansi pemerintah tentunya arti (1) dan (2). Tetapi kemudian, sejak tahun 90an, istilah kinerja juga sudah umum digunakan oleh pemerintah, politisi, birokrat dan juga manajer korporasi untuk meng-Indonesiakan kata performance. Tetapi anehnya, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan edisi 1988) penulis tidak menemukan istilah kinerja tersebut. Yang ditemukan adalah kata unjuk kerja dalam kelompok kata dasar ”unjuk” yang artinya bagaimana sebuah pelaksanaan tugas/pekerjaan diperlihatkan. Tentunya kata ”unjuk” juga digunakan dalam rangkaian seperti unjuk rasa, unjuk gigi, dan lain-lain.
Sebelum istilah kinerja dikenalkan, yang sering digunakan terutama di lingkungan organisasi bisnis adalah istilah Prestasi Kerja. Apakah “Prestasi Kerja” bisa disamakan dengan “Performance“? Kata prestasi sebenarnya lebih pas dipakai sebagai padanan bagi kata “Achievement” yaitu “capaian tertinggi” dalam karir seseorang sebelum menjalani pensiun atau dalam hidupnya sebelum yang bersangkutan meninggal. Prestasi Jenderal TNI A.D. (P.) Susilo Bambang Yudhoyono adalah menjadi Presiden R.I. untuk 2 masa jabatan walaupun dalam karir di TNI AD belum pernah menjadi KSAD. Banyak lagi contoh lain.

Baca juga:  Beberapa Catatan Tentang Budaya Organisasi

Key Performance Indicator dan manfaatnya dalam pengukuran kinerja organisasi (institusi bisnis atau pemerintahan)
Setelah mengetahui arti yang benar dari kata-kata Key, Performance dan Indicator maka istilah Kei-Pi-Ai seharusnya diartikan sebagai; “sesuatu” yang bisa dijadikan “petunjuk” atau “indikator” untuk mengukur pencapaian unjuk kerja/kinerja/prestasi kerja dalam bidang atau pekerjaan tertentu. Mungkin sebenarnya ada banyak hal yang bisa dijadikan petunjuk (indicator) untuk mengukur sebuah perubahan, capaian, kemajuan atau kemunduran. Tetapi kita diminta, diajarkan dan dibiasakan untuk memfokuskan diri pada beberapa dari indikator-indikator tersebut yang benar benar “kunci” atau “krusial” yang padanan bahasa Inggris populernya adalah “Key”. Hasilnya adalah digunakannya istilah Key Performance Indicators. Dengan ditetapkannya sejumlah Indikator yang tepat dan relevan maka upaya mengukur kinerja sebuah organisasi, apakah itu institusi pemerintahan ataupun organisasi bisnis akan lebih terfokus pada sejumlah aspek yang relevan, signifikan dan krusial.
Bila KPI telah ditetapkan maka untuk tiap KPI dapat ditetapkan standar yang harus dicapai yang bersifat kuantitatif. Standar adalah target pencapaian minimal yang harus dicapai. Pencapaian yang melebihi standar adalah yang akan mendapat nilai yang tinggi (dan ”ganjaran” yang lebih besar). Penggunaan K.P.I. ini sudah lebih lama (sejak awal tahun 1990an) digunakan oleh para praktisi manajemen di sektor bisnis sedangkan penggunaannya oleh para birokrat di lingkungan pemerintahan (di Indonesia) baru diperkenalkan secara serius mulai tahun 2012 dan telah di Indonesiakan menjadi Indikator Kinerja Utama disingkat dengan IKU. Yang pertama menggunakan KPI untuk mengukur kinerja mereka adalah Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan Departemen Keuangan telah menggunakannya sejak tahun 2007-2008.

Di bawah ini adalah contoh-contoh indikator kinerja untuk sektor pemerintahan dan sektor bisnis yang dapat dipergunakan.

1. K.P.I. UNTUK INSTITUSI Pemerintahan. Di bawah ini adalah sejumlah Indikator potensial yang dapat digunakan untuk merencanakan dan mengevaluasi kinerja Pemerintah Pusat (Kabinet) yang dipimpin oleh Presiden untuk bidang-bidang (sektor-sektor) ekonomi/perekonomian, politik, hukum dan kesejahteraan rakyat
a. Pertumbuhan Produk Domestik Bruto (GDP)
b. Tingkat Inflasi (Indeks Harga Konsumen)
c. Pendapatan Per Jiwa (Income per Capita)
d. Laju Penanaman Modal pada Sektor Riel
e. Tingkat/Jumlah Pengangguran
f. Tambahan Panjang Jalan Tol dalam Kilometer
g. Tambahan Panjang Rel Kereta Api dalam Kilometer
h. Tambahan Jumlah Bandar Udara
i. Tambahan Jumlah Pelabuhan
j. Tambahan Kapasitas Pembangkit Listrik dalam Megawatt
k. Tingkat Pertambahan Penduduk
l. Jumlah Warga Miskin
m. Jumlah Gangguan/Konflik Separatisme
n. Jumlah Konflik Sosial Horizontal
o. Tingkat Kebocoran Uang Negara
p. Tingkat Efisiensi Penggunaan Dana dalam Proyek
q. Kecepatan dalam Penanganan Akibat Bencana Alam
r. Kecepatan dalam Penyediaan Berbagai Jenis Pelayanan Langsung pada Masyarakat
s. Kecepatan Respon Terhadap Keluhan Masyarakat yang Disampaikan Langsung atau Melalui Media
t. Dan masih sangat banyak lagi

2. K.P.I. UNTUK INSTITUSI KEPOLISIAN. Di bawah ini adalah sejumlah indikator untuk mengukur kinerja pimpinan dan institusi kepolisian yang bisa dibagi-bagi antara satuan wilayah dan satuan kerja yang sebagian besar diperoleh oleh penulis dari buku yang ditulis oleh Rudolph Giuliani mantan Walikota New York saat kota New York diguncang oleh serangan teroris terhadap gedung WTC bulan September tahun 2001 lalu.
a. Jumlah, Jenis dan Intensitas Gangguan Keamanan Oleh Terorisme
b. Jumlah Tindakan Kejahatan Ekonomi yang Berhasil Dibawa Ke Pengadilan
c. Jumlah Kejahatan Narkoba yang Berhasil Dibawa ke Pengadilan
d. Jumlah Kejahatan Pembunuhan yang Terungkap/Pelakunya Tertangkap
e. Tingkat Gangguan Pencurian dengan Kekerasan
f. Tingkat Gangguan Keamanan di Jalan-Jalan Dalam Kota
g. Tingkat Rasa Aman Warga
h. Insiden Melibatkan Polisi dan Masyarakat
i. Tingkat Kecelakaan Lalu Lintas dengan Korban Jiwa
j. Tingkat Pelanggaran UU & PP Bidang Lantas
k. Pelanggaran Aturan Disiplin Oleh Anggota
l. Jumlah Keluhan Warga Terhadap Sikap dan Perilaku Anggota POLRI
m. Dan banyak lagi

3. K.P.I. untuk korporasi: KPI untuk sebuah korporasi atau organisasi bisnis tentunya berbeda dengan KPI untuk organisasi pemerintahan. Di bawah ini adalah Key Perfomance Indicators yang umum digunakan oleh sebuah organisasi bisnis (perusahaan). Isi daftar tersebut tidak dipilah dan disusun berdasar urutan dan mengklasifikasikannya seperti yang biasa digunakan dalam konsep Balanced Scorecard (BSC) atau Management by Objectives (MBO).
a. Tingkat Laba Yang diperoleh (NPM, EBIT, NOPAT)
b. Produktivitas Asset (Return on Total Assets)
c. Produktivitas Dana yang diinvestasikan (Return on Investment)
d. Produktivitas Modal Sendiri (Return on Equity)
e. Harga Saham di Bursa Efek (Untuk perusahaan yang sudah terdaftar)
f. Komposisi Kekayaan (Aset Tetap vs Aset Bergerak)
g. Perbandingan Utang dan Kekayaan
h. Besarnya Pangsa Pasar
i. Produktivitas Tenaga Kerja
j. Citra Perusahaan di Mata Pelanggan
k. Efisiensi Biaya Operasional
l. Barang Yang Dikembalikan Pembeli
m. Citra Produk
n. Keluhan Pelanggan
o. Lamanya waktu untuk mengerjakan sebuah tugas
p. Lamanya waktu untuk memperbaiki kerusakan
q. Lamanya waktu untuk menjawab pertanyaan/memberi informasi
r. Volume penjualan per wilayah
s. Jumlah produk baru yang dipasarkan
t. Jumlah daerah pemasaran baru

BAGAIMANA MENGGUNAKAN K.P.I. DALAM KONTEKS SISTEM MANAJEMEN KINERJA?
Setelah memahami dengan cukup jelas apa itu yang dimaksud dengan Key Performance Indicators atau Indikator Kinerja Utama sekarang tinggal mempelajari bagaimana menggunakannya dalam konteks Manajemen Kinerja? Ada 3 (tiga) pilihan cara yang biasa digunakan oleh korporasi.

Baca juga:  Profil Kompetensi Jabatan Pimpinan Senior

1. MELALUI PENERAPAN KONSEP ATAU SISTEM MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO).
Konsep “MBO” (“Management By Objective”) yang akan dijelaskan secara mendetail secara tersendiri sebenarnya sejak awal dikenalkan pada akhir tahun 1960an telah menggunakan indikator (KPI). Konsep MBO diperkenalkan pada awal tahun 1960an oleh Prof. Peter Drucker dari Amerika Serikat yang terkenal sebagai GURU bagi para pakar ilmu manajemen modern dalam buku beliau The Effective Executive. Konsep ini selanjutnya oleh John Humble Cs dari Biro Konsultan Ulrich, London Inggris dan sampai saat ini masih digunakan oleh banyak korporasi di Jepang dan Asia termasuk Singapura.
Secara ringkas prosesnya adalah sebagai berikut: Dalam MBO, untuk tiap Fungsi (bidang organisasi, misal: Operasi, Pemasaran, Keuangan, SDM, dll) harus ditetapkan bidang-bidang tanggung jawab pokok dari tiap jabatan yang ada, terutama jabatan yang memimpin sebuah Satuan Kerja (Fungsi). Bidang-Bidang Tanggung Jawab Pokok (pasti lebih dari satu buah bidang) yang dalam konsep “asli” MBO disebut sebagai “Key Results Area” (KRA) adalah “bidang-bidang” di mana pemegang jabatan harus mencapai hasil-hasil kerja atau kinerja yang bisa diukur. Kemudian untuk tiap KRA ditetapkan sejumlah “Indicator” kunci (KPI) nya, lalu target (sasaran) untuk tiap indikator, akhirnya berbagai kegiatan yang harus dilakukan utk mencapai target itu. Di bawah ini adalah daftar “KRA” yang biasa digunakan dalam tiga bidang atau fungsi yaitu Pemasaran (Marketing), Penjualan (Sales) dan Produksi/Operasi.

Bidang “Marketing” (Pemasaran)
– Marketing Margin dari setiap produk atau jasa yang dipasarkan
– Market Share per Jenis Produk/Jasa
– Image/Acceptability Produk
– Pengembangan Wilayah Pemasaran
– Pengembangan Produk Baru
– Informasi Pasar
– Pengetahuan yang Dimiliki Field Force tentang Produk

Bidang “Sales” (Penjualan)
– Sales “Volume (Jumlah), per Distrik/Wilayah, per “Pasar”
-“Customer Mix”
– Pengadaan Produk
– Penagihan Piutang
– Pengeluaran (Expense) Sales Force
– Coverage (Cakupan Penjualan)
– Umpan Balik Informasi Pasar
– Pengembangan Pelanggan baru

Bidang Produksi/Operasi
– “Output” (Jumlah yang berhasil diproduksi)
– “Mutu” (Kualitas)
– Pemeliharaan (Maintenance) Peralatan
– Pendayagunaan SDM (Produktivitas SDM)
– Pendayagunaan Peralatan (Produktivitas Mesin/Peralatan)
– Housekeeping (Kebersihan dan Kerapihan Tempat Kerja)
– Inventory Bahan Baku
– Inventory Produk Jadi
– Keselamatan & Kesehatan Kerja
– Moril dan Disiplin Karyawan
– Hubungan Manajemen dengan Pekerja

Dari pengalaman saya antara awal tahun 1980an sampai akhir tahun 1990an, dalam proses penetapan Key Results Area ini di sejumlah perusahaan di Indonesia juga banyak ditemukan salah kaprah karena kekeliruan dalam pemahaman. Misalnya banyak yang mengartikan KRA sebagai “target” sehingga terucaplah kalimat; “Wah, KRA saya tahun lalu tidak tercapai 100%”.

2. MELALUI PENERAPAN KONSEP BALANCED SCORE CARD (BSC)
Balanced Score Card (BSC) adalah konsep atau model yang dikenalkan pada awal tahun 1990an oleh dua orang pakar manajemen yaitu Prof. Robert Kaplan dan David Norton yang melakukan sebuah studi kolaboratif yang disponsori oleh KPMG : “Measuring Performance in the Organization of the Future”. Balanced Score Card telah direkomendasikan oleh kedua orang perancangnya untuk digunakan dalam merumuskan strategi dan mengevaluasi kinerja sebuah organisasi (khususnya organisasi bisnis). BSC membagi tanggung jawab pimpinan organisasi mulai dari tingkat puncak sampai jabatan pimpinan satuan kerja terbawah dalam 4 (empat) perspektif atau aspek yaitu:

1. Customer; menurut perpektif “pelanggan” atau pengguna jasa, apa kriterianya untuk menyatakan bahwa perusahaan dari mana mereka selalu memperoleh pasokan barang/bahan atau jasa atau institusi atau badan tempat mereka sering berurusan bisa dianggap telah berkinerja baik. Customer menjadi perspektif nomor 1 karena untuk merekalah sebuah perusahaan dan institusi itu diadakan. Dalam lingkungan politik dan perekonomian bebas, “customers”-lah yang akan menentukan apakah sebuah perusahaan masih mereka perlukan atau tidak.

2. Financial; ditinjau dari perpektif finansial (keuangan) apa cirinya bahwa sebuah perusahaan bisa dianggap telah sukses dalam usahanya? Financial menjadi nomor 2 karena itu adalah “pembuluh darah arteri” sebuah organisasi bisnis. Walaupun pelanggan merasa suka dan senang dengan perusahaan tapi perusahaan ternyata telah harus rugi terus menerus maka perusahaan tersebut telah berubah fungsi menjadi sebuah lembaga sosial atau institusi pemerintahan. Untuk bisa survive dan melanjutkan usahanya selama mungkin sebuah perusahaan harus memperoleh laba, menutup biaya penyusutan semua mesin dan peralatan yang digunakannya dan membayar kewajibannya kepada lembaga keuangan dan perorangan dari mana mereka memperoleh modal usaha dan modal kerja.

3. Internal Processes (Proses Internal); yang dimaksud dengan “proses internal” adalah bagaimana tentang bagaimana semua kegiatan yang harus dilakukan itu dilaksanakan; apakah dijalankan sesuai dengan dan mengikuti semua ketentuan internal (Standard Operating Prosedur/SOP) yang berlaku, segala ketentuan peraturan perundangan yang berlaku dan aturan-aturan lain yang harus diikuti. Dalam istilah para pakar manajemen adalah “do things right” dan yang sekarang ini dikenal dengan konsep “Good Corporate Governant” (GCG).

4. Growth & Dynamics (Pertumbuhan & Dinamika); yang dimaksud adalah apa yang dilakukan oleh perusahaan atau institusi dalam upaya menyiapkan diri mereka menghadapi tantangan dalam bentuk perubahan-perubahan yang terjadi dengan sangat pesat dalam semua elemen lingkungan strategis. Kemampuan dan keberhasilan mereka untuk menjadikan mereka dalam keadaan siap terus untuk menghadapi perubahan-perubahan tersebut akan membantu mereka survive dan berkembang. Aspek ini umumnya mencakup peningkatan kualitas sumber daya manusia, inovasi dalam berbagai aspek termasuk produk dan teknologi dan pemantapan kultur organisasi.

Untuk tiap Perspektif kemudian harus ditetapkan KPI nya yang dianggap paling tepat untuk perusahaan atau institusi tersebut, kemudian untuk tiap KPI bisa ditetapkan target yang ingin dicapai untuk KPI tersebut dan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai target tersebut. Untuk penjelasan selanjutnya tentang bagaimana menerapkan KPI dalam Sistem Manajemen Kinerja silakan tunggu buku saya terbit dalam waktu tidak terlalu lama lagi.

Jakarta 5 Maret 2017