(Dasbor Manajemen)
Tahun 2009 lalu, saya membantu tim internal yang dibentuk oleh Deputi SDM POLRI dalam menyusun sistem manajemen kinerja. Saat saya menjelaskan tentang bagaimana menerapkan konsep Balance Score Card untuk institusi pemerintahan salah satu hal yang saya bahas adalah tentang “Dasbor Manajemen”. Semua anggota tim tersebut memberitahu saya bahwa baru kali itu mereka mendengar tentang istilah “Management Dashboard”. Dengan demikian maka cukup sulit bagi mereka untuk membayangkan seperti apa bentuknya. Setelah mendengar penjelasan mereka maka saya putuskan untuk memberi penjelasan yang bersifat lebih mendasar. Penjelasan saya adalah dibawah ini dan mungkin bermanfaat juga untuk anda yang belum pernah menggunakannya.
Dasbor atau yang kata aslinya dalam bahasa Inggris adalah “Dashboard” dan dalam kamus disebut “Papan Instrumen”, adalah nama bagian dari mobil, motor, kapal motor dan pesawat terbang yang terletak di bagian depan tepat dihadapan pengemudi (pilot dan co-pilot). Dasbor, yang barangkali lebih tepat disebut “panel” itu menampilkan sejumlah “indikator” atau petunjuk. Pada semua jenis mobil standar yang biasanya ditampilkan adalah indikator-indikator untuk:
- Kecepatan dan jarak yang telah ditempuh,
- Perputaran Mesin (RPM)
- Isi tanki BBM/BBG
- Temperatur Mesin
- Isi Baterai (Accu).
Sebuah mobil mewah atau mobil sport akan punya dasbor yang berisi lebih banyak indikator.
Untuk apa pembuat kendaraan menyediakan “dasbor” berisi indikator-indikator yang disebutkan itu? Tujuannya adalah agar para pengemudi, jurumudi, pilot dan kapten akan memperoleh informasi tentang berbagai hal yang paling krusial terkait jalannya kendaraan yang mereka kemudikan. Informasi tersebut harus tersedia setiap saat agar mereka bisa gunakan untuk memastikan kendaraannya akan berjalan lancar sampai ke tempat yang dituju. Atas dasar hasil tes dan penelitian, para “pengemudi”, penguji dan ahli ahli teknologi menetapkan jenis informasi apa yang sangat diperlukan setiap saat oleh tiap jenis kendaraan dan langsung bisa dipantau oleh pengemudi. Dashboard sebuah mobil sederhana misalnya, minimal akan memiliki instrument atau indikator penunjuk kecepatan laju kendaraan (Speedometer), kecepatan perputaran mesin (RPM), isi bahan bakar, dan kekuatan baterai (accu).
Sebuah perusahaan, institusi pemerintahan, sebuah proyek, atau satuan wilayah kerja Polri bisa dianalogikan sebagai sebuah “kendaraan” ukuran besar yang “jalannya” dikendalikan oleh seorang “Kapten Pilot” atau “Nakhoda” dengan dibantu oleh beberapa asisten. “Kapten” dan semua asistennya memerlukan “Dasbor” berisi informasi yang krusial dan tepat yang disebut “Dasbor Manajemen”. Informasi apa saja yang krusial untuk masing-masing “Asisten” dan “Kapten” tergantung pada fungsi dan tanggung jawab masing-masing. Melalui “Dasbor Manajemen” mereka bisa memonitor dan mengendalikan “jalannya” sebuah organisasi atau proses penyelesaian sebuah proyek.
Istilah “Management Dashboard” memang baru dipopulerkan sejak tahun 90an oleh para konsultan dan pakar sistem pengukuran kinerja organisasi berbarengan dengan dikenalkannya konsep Balanced Score Card dan KPI. Di lingkungan organisasi bisnis di dunia Barat istilah Management Dashboard sudah biasa digunakan. Instrumen itu memang hanya bisa dibuat dan diterapkan dalam organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen kinerja secara serius, terutama yang sudah menggunakan KPI.
Janganlah membayangkan bahwa yang disebut “dashboard” dalam konteks “management dashboard” tersebut akan berbentuk fisik seperti “dashboard” sebenarnya yang ada di mobil, di depan kursi pengemudi. Istilah “dashboard” dalam “management dashboard” hanyalah sebuah kiasan atau visualisasi agar para pimpinan organisasi membayangkan diri mereka seolah-olah menghadapi sebuah dasbor yang bisa memberi mereka semua data penting dan akurat tentang organisasi yang mereka pimpin itu berjalan. Dasbor manajemen untuk sebuah perusahaan misalnya, minimal harus punya instrumen yang menunjukan volume penjualan, laba/rugi, perkembangan biaya dan lain lain yang datanya selalu mutakhir.
Saat ini, untuk banyak perusahaan modern “dashboard management” telah menjadi sebuah kebutuhan. Anggota Direksi dan jajaran pimpinan senior perusahaan bisa memonitor kinerha perusahaan mereka setiap saat dengan cara melihat “dashboard” perusahaan mereka setiap saat melalui laptop, “tablet” atau bahkan smart phone. Dengan demikian, mereka bisa memantau kinerja korporasi mereka dalam semua aspek kapan saja dan dimana saja mereka berada. Tentu saja perusahaan-perusahaan tersebut harus sudah punya sistem informasi manajemen yang didukung teknologi informasi dan bisa mengakses jaringan komunikasi yang canggih.
Mudah-mudahan menjadi lebih jelas.
Jakarta, Januari 2017
