Saya yakin bahwa anda semua pasti sering mendengar dua buah kata itu diucapkan atau ditulis orang atau oleh kita sendiri. Dua buah kata itu asalnya tentu saja juga dari bahasa Inggris. Kata efektif adalah peng- Indonesiaan dari “effective” sedangkan efisien dari kata  “efficient”. Dua buah kata itu juga mempunyai peran  sebagai kata sifat atau “ajective”. Kata sifat artinya mempunyai peran menjelaskan sebuah kondisi dari sebuah “hasil” dari sebuah kegiatan atau usaha.

Bila kita membaca artikel-artikel tentang manajemen yang dimuat oleh berbagai majalah dan buku di Amerika Serikat, banyak dari artikel itu yang mengutip definisi untuk dua kata itu yang diberikan oleh Prof. Peter Drucker yang digelari “guru” ilmu manajemen modern yang berbunyi sebagai berikut;

EFFECTIVE : “Doing the RIGHT things” atau efektif adalah melakukan atau mengerjakan sesuatu YANG BENAR.

EFFICIENT : “Doing things RIGHT” atau “mengerjakan sesuatu SECARA BENAR”.

Tetapi, penggunaan yang lebih banyak adalah di bawah ini. Kata EFEKTIF bisa digunakan untuk dua kasus atau tujuan.

1. Menjelaskan bahwa sebuah cara, metode atau  teknik yang digunakan, telah menghasilkan produk, jasa, kondisi, atau situasi yang diinginkan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat, diinginkan atau harus terlaksana.

2. Dalam bahasa Inggris, kata Efektif juga digunakan untuk menegaskan kapan waktu berlakunya sebuah keputusan atau perintah. Dalam sebuah keputusan biasanya ada kalimat yang berbunyi: “Keputusan ini berlaku efektif tanggal….Januari 2017 (atau “tanggal ditanda tanganinya”).

Dalam konteks pertama yaitu usaha menghasilkan sesuatu atau mencapai sesuatu, efektif adalah wajib “hukumnya”. Bila upaya atau cara itu terbukti tidak efektif, walaupun telah diberi kesempatan beberapa kali maka penanggung jawab untuk  pekerjaan tersebut harus diganti.

Baca juga:  Tuntutan Kompetensi Untuk Jabatan-Jabatan Pimpinan

EFISIEN.

Kata Efisien juga bisa digunakan untuk dua tujuan.

1. Menjelaskan bahwa sebuah pekerjaan atau membuat suatu produk sesuai spesifikasi atau standar mutu yang ditetapkan, dengan  menggunakan dana, daya dan waktu KURANG dari anggaran yang telah ditetapkan.

2. Menjelaskan tentang cara, teknik, sistem atau metode dan proses kerja yang bisa menghasilkan produk atau menyelesaikan suatu  pekerjaan dengan biaya yang lebih rendah atau waktu yang lebih cepat walaupun biayanya tidak menjadi lebih kecil.

Contoh Dalam Praktek.
Misalnya ada 2 orang Manager Proyek. Masing-masing diberi tugas membangun sebuah bangunan pabrik seluas 1000m2 dengan anggaran Rp. 5 juta per m2 dan harus selesai dalam waktu 6 bulan. Manager A berhasil menyelesaikannya sesuai rancangan, jadwal dan anggaran yang telah  ditetapkan. Ia adalah manajer yang EFEKTIF. Tetapi Manager B ternyata bisa menyelesaikannya dalam waktu 5 bulan dengan biaya yang sama. Manager B disebut telah bekerja EFISIEN. Bila Manager A yang mampu menyelesaikan proyeknya dalam waktu 6 bulan tapi hanya dengan biaya Rp. 4.750.000,- per m2 maka A, selain seorang Manager yang EFEKTIF, ia juga EFISIEN.

Bila efisiensi sukar dicapai maka target minimal yang harus dicapai adalah efektif.

Tiap organisasi bisnis mendambakan sumberdaya manusia yang selalu menjunjung tinggi efisiensi, selain berperilaku inovatif dan kreatif. Sikap dan perilaku yang “non-efisien”, walaupun tidak koruptif bisa menjadi indikasi “budaya” organisasi yang bertoleransi terhadap semua keterlambatan walaupun dampaknya pada biaya cukup besar. Banyak contoh inefisiensi di negara kita yang sebenarnya sudah cenderung “koruptif”. Sebuah proyek bisa terlihat efektif (tepat waktu dan anggaran) tapi sejak awal anggarannya sudah di “mark up”. Misalnya; “Kan sudah dianggarkan Rp. 25 juta untuk satu buah kursi, ya beli saja”. Padahal yang lebih murah dengan kualitas yang sama juga tersedia. Untuk mendorong agar kepatuhan pada asas-asas efisiensi, organisasi harus mengaktifkan fungsi pengawasan yang dibarengi penerapan sistem pemberian “reward” (ganjaran) dalam bentuk bonus dan bentuk insentif lain yang berbasis efisiensi. Bila kebijakannya “PGPW” (Pinter Goblok Podo Wae) maka sumberdaya manusia  tetap akan bersikap “EGP” (Emangnya Gue Pikirin).

Baca juga:  Beberapa Catatan Tentang Budaya Organisasi

Selamat Beraktivitas.