Puluhan tahun lalu, dalam tiap pelatihan manajemen dan tiap kali mau menggunakan model PDCA (Plan, Do, Check, Action) saya selalu diajari bahwa setiap akan membuat rencana kerja/kegiatan harus selalu menggunakan formula atau urutan 5W+1H. Uraian dan urut-urutan dari 5W + 1H itu saya jelaskan di bawah ini;
W.1= WHAT must be done? (Apa yang harus/akan dilakukan)?
W.2= WHY do we have to do it? (Mengapa harus kita lakukan/kerjakan?),
W3= WHEN do we have to do it/them? (Kapan harus kita kerjakan atau selesaikan?)
W4= WHO has to do it? (Siapa yang harus mengerjakannya? Oleh sendiri? Oleh orang lain?)
W.5= WHERE do we have to do it? (Di mana harus dilaksanakannya)
H = HOW do we have to do it? (Bagaimana cara kita mengerjakannya?).
Dari pengalaman saya pribadi, rencana kerja yang hanya terdiri dari 5W &1H di atas ternyata kurang membantu dalam tahap eksekusi dan evaluasi. Pertama harus ditambah lagi dengan dua W dan satu H dan lalu 1 W yang diganti. Dua W yang baru adalah:
1. WHAT do we want to achieve = Apa yang ingin kita capai, atau yang kita inginkan terjadi?
Pertanyaan ini harus menjadi nomor 1 dalam urutan langkah-langkah kerja. Ingat “Begin with an end in mind” kata Steven Covey dalam konsep 7 Habits-nya. Bila ternyata sebuah “Rencana Aksi (Kegiatan)” sudah tersusun dan dimulai dengan “Apa yang akan dikerjakan” coba ajukan pertanyaan pada diri sendiri: “UNTUK APA kita melakukan semua atau tiap-tiap kegiatan yang diusulkan dan direncanakan itu? Apa yang harus dihasilkan atau harus terjadi? Jawaban untuk pertanyaan itu akan menjadi What no. 1 yang baru.
Bila What no. 1 telah dirumuskan dan disepakati lebih dahulu, ada kemungkinan akan muncul beberapa kegiatan alternatif yang tadinya tidak terpikirkan yang malah lebih tepat untuk dilakukan daripada yang telah ditetapkan lebih dulu yang semula dijadikan sebagai W1 (What to be done). Sebuah contoh adalah, bila apa yang menjadi rencana kerja itu bersifat pemecahan masalah, pasti ada dua, tiga atau lebih solusi alternatif untuk dipilih. Proses yang tepat adalah memutuskan lebih dahulu solusi yang mana yang dipilih maka yang dipilih kemudian menjadi “W. 3 yaitu “What to be done”.
2. WHAT are the indicators of success or for measuring performance? (Apa indikator/KPI yang digunakan untuk keberhasilan dan untuk mengukur dan menilai kinerja?). W.2 ini harus ditetapkan bersamaan dengan penetapan W.1. Artinya, saat ditetapkan apa yang harus dicapai atau terjadi, sekaligus ditetapkan “Parameter”, “Indikator” dan “Target”-nya
Jadi misalnya bila sebuah Kepolisian Resort Kota (Polresta) menetapkan; “Meningkatnya Rasa Aman Warga Dari Gangguan Keamanan Selama Berada di Luar Rumah” harus ditetapkan parameter yang digunakan dan indikator untuk menetapkan apakah jumlah gangguan itu turun atau naik pada akhir program sekaligus dengan target yang ingin dicapai.
W yang diganti adalah W 2 lama yaitu WHY. Karena apa yang ingin dicapai sudah ditetapkan (W1 baru) maka “Why” tidak diperlukan lagi. Tetapi untuk gantinya ada W baru untuk “WHAT are required”. Pertanyaan ini berkisar tentang logistik yang dibutuhkan. Mungkin dana, SDM, informasi, ijin, SOP dll. What are required ini diperlukan karena dalam konsep 5 W 1 H ternyata aspek “logistik” tidak disentuh padahal ketersediaan dana dan daya menentukan keberhasilan pelaksanaan pekerjaan.
Tambahan H yaitu H.2 adalah tentang : “How to measure performance” atau; bagaimana mengukur kinerja. Penambahan H itu mempermudah penanggung jawab pekerjaan melakukan evaluasi
Dengan adanya tambahan dengan 2 W, penggantian 1 W dan penambahan 1 H, maka urutan yang baru adalah sebagai berikut:
W.1 = Apa yang harus (ingin) dicapai atau terjadi?
W. 2 = Apa parameter dan indikator untuk menentukan keberhasilan merealisasi W.1 selain Waktu selesainya (W.2).
W.3 = Apa kegiatan, tindakan atau langkah-langkah apa yang harus dikerjakan (dilaksanakan) untuk mencapai/merealisasi W1 ?
W.4 = KAPAN W.3 harus selesai atau harus dilaksanakan? Apakah harus selesai dalam satu periode kerja atau berkesinambungan?
W.5 = DI MANA W.3 itu harus dikerjakan/dilaksanakan dan kapan harus selesai?
H.1 = Bagaimana teknis pelaksanaan W.3 itu
W.6 = Apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan W.4 ?
W.7 = Siapa yang ditunjuk atau dipercaya mengerjakan W.4 ?
H 2 = Bagaimana mengukur keberhasilan/kinerja sehingga kita bisa tahu apakah kita bisa disebut berhasil atau gagal.
KESIMPULAN:
Pertama : Ada tiga hal yang paling utama yang harus diberi perhatian:
- Sasaran/Tujuan/Hasil yang dicapai (What No.1, What No. 2).
- Bagaimana mencapainya/apa yang harus dikerjakan? (How)
- Apa sumber daya yang dibutuhkan (What dan Who).
Kedua : Setelah menetapkan W.1, W.2 dan W.3 harus ditetapkan dulu W.4 (When) yaitu KAPAN pekerjaan itu harus selesai atau dikerjakan. Bersamaan dengan menetapkan W.3 juga harus ditetapkan W.5 (Where) yaitu DI MANA kegiatan atau pekerjaan itu harus dilaksanakan.
Ketiga : Setelah W.1, W.2, W.3, W.4 dan W.5 ditetapkan barulah ditentukan bagaimana How (H.1)-nya, karena tiap “when” dan tiap “where” mungkin akan menuntut “how” yang berbeda. Misalnya untuk merekrut 20 sarjana teknik untuk dididik sebagai management trainees dengan tenggat waktu hanya 2 bulan akan berbeda “how”-nya dengan merekrut jumlah yang sama dengan tenggat waktu 4 bulan. Demikian pula bila perusahaan yang merekrut itu berlokasi di Papua Barat, “how” yang dipilihnya pun akan berbeda dengan perusahaan yang berlokasi di Jawa Barat.
Keempat: Atas dasar keputusan yang dibuat untuk W.1, W.2, W.3, W.4 dan W.5 itu pula baru kita menentukan siapa (Who) yang kita anggap tepat untuk melakukan/mencapainya. Kembali kepada contoh tentang rencana rekrutmen itu, atas dasar pertimbangan When dan Where kita juga akan memutuskan “siapa” (Who) yang akan diberi tugas melaksanakannya. Apakah tenaga dari unit HRM perusahaan sendiri atau akan meminta bantuan lembaga Executive Search.
Mudah mudahan membantu dan bermanfaat.
Jakarta, Minggu ke 3 Januari 2017.
